Key Responsibilities:

Strategic Execution:

• Lead the creation and implementation of best practice warehouse vision, strategy, policies, processes, and procedures to aid and improve operational performance.

• Cascade the warehouse strategy to the teams and ensure adoption.

• Direct the creation of warehouse SOPs, oversee their implementation and adoption.

Strategic Delivery:

• Contribute to the creation and implementation of best practice logistics vision, strategy, policies, processes, and procedures.

• Interpret trends, analyze data, and provide meaningful logistics data to aid customer service, cost improvements, and business decisions.

Operational Delivery:

• Deliver solutions to logistics problems while maintaining high levels of quality and service within budgetary requirements.

• Monitor quality, quantity, delivery times, and transport costs, advising the business on improvements.

• Support continuous improvement initiatives and identify inefficiencies and cost optimization opportunities.

• Prepare annual budgets and periodic reports on operating costs, vehicle purchase/lease, and maintenance.

Order Fulfillment:

• Ensure integrity and inventory accuracy, manage stock movements during delivery.

• Ensure customer orders are delivered On Time and In Full (OTIF) and enforce Mpesa payment during delivery.

• Oversee the delivery model based on route plans, customer numbers, and order quantities.

Policy Management:

• Lead the creation and implementation of logistics principles, policies, and processes.

• Drive adherence to SOPs ensuring compliance.

Inventory Management:

• Monitor and advise management on inventory levels and risks.

• Collaborate with purchasing and commercial teams to ensure an aligned supply of goods to warehouses.

• Coordinate frequent stock/cycle counts with the finance team.

• Supervise proper handling of products and supplies.

• Manage slow-moving and obsolete stock.

Operational Efficiency:

• Ensure warehouses operate at peak efficiency, minimizing stock loss due to damages and expiries.

• Review and optimize warehouse processes through value stream mapping.

• Implement initiatives to achieve business results and drive continuous improvement.

Order Processing Management:

• Supervise order processing in accordance with laid down processes and procedures.

• Ensure adherence to FIFO and FEFO.

3rd Party Service Provider Management:

• Negotiate rates and contracts with transportation and logistics providers.

• Manage 3PL providers to ensure proper service delivery and timely customer deliveries.

• Monitor service delivery against agreed performance criteria.

Compliance & Risk Management:

• Formulate and ensure adherence to inventory management policy.

• Lead the formulation and compliance of warehouse management operational SOPs.

Fleet Management:

• Coordinate with 3PL providers and Dispatch Supervisors for fleet maintenance and efficient utilization.

• Monitor running costs and oversee vehicle insurance policies and claims.

• Develop and implement fleet administration standards and vehicle operating policies.

Performance Management:

• Establish and monitor warehouse performance to achieve established objectives, goals, and standards.

• Drive a high-performance culture through one-on-one meetings, performance appraisals, and employee engagement.

People Management:

• Manage, coach, and develop a high-performing team.

• Set departmental objectives/KPIs and review ongoing performance.

Health & Safety Management:

• Provide a safe working environment and ensure adherence to Health, Safety, and Environmental procedures.

• Conduct safety inspections and ensure OSHA certificates are renewed.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Supply Chain or a related field.

• Master’s degree and relevant professional qualifications are an advantage.

• Minimum of 5-6 years of experience in a warehousing environment with at least 2 years of management experience.

• Knowledge of inventory and supply chain management.

• Expertise in warehouse management procedures and best practices.

• Proficiency in warehousing systems, data entry software, and Microsoft Suite.

• Experience running multiple warehouses, preferably in FMCG, Retail, or Manufacturing industries.

• Understanding of health and safety and security requirements.

• Ability to implement process improvement initiatives.

• Strong knowledge of warehousing Key Performance Indicators (KPIs).

Competencies & Skills:

• Strategic Orientation

• Operational Excellence

• Technical Understanding

• Drive for Results

• People Management & Development

• Planning & Organization Skills

• Problem-Solving Skills

• Tech Savvy

Must Have Skills:

• Strong leadership capabilities and people management skills.

• Ability to work under pressure and in ambiguous situations.

• Good communication skills and strong bias for great customer service.

• High ownership and analytical skills to interpret information and identify key facts.